1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali è:

• Urban Labs S.p.A. Impresa Sociale
• Sede legale: Via Golfo di Taranto 5/7, 74121 Taranto (TA)
• P.IVA / C.F.: 03098140738
• PEC: urbanlabs@pec.it
• Email privacy: privacy@urbanlabspa.com
• Sito web: https://assipedia.ai/cookie-policy

2. Cosa sono i cookie: essenziali e facoltativi

I cookie sono piccoli file di testo che il sito invia al dispositivo dell'utente; a essi si affiancano strumenti analoghi (pixel, local/session storage, fingerprinting).

Cookie essenziali (art. 122 co. 1 D.Lgs. 196/2003; art. 5(3) Dir. 2002/58/CE): non richiedono consenso ma sono oggetto di informativa ex art. 13 GDPR. Su AssiPedia:

• cookie di sessione dell'area riservata (assipedia-session): autenticazione e gestione della sessione; durata: sessione di navigazione;
• cookie di sicurezza (XSRF-TOKEN): protezione contro le richieste contraffatte (CSRF); durata: sessione di navigazione;
• cookie di memorizzazione delle scelte cookie («euconsent-v2»): conserva le preferenze espresse tramite banner/modale; durata massima: 6 mesi.

Cookie facoltativi (artt. 4(11), 6(1)(a) e 7 GDPR; Linee Guida Garante 10/06/2021): richiedono consenso attivo, specifico, libero, informato, granulare e revocabile. Si suddividono in analitici e di profilazione/marketing, di prima parte o di terze parti. Al momento AssiPedia non utilizza alcun cookie facoltativo: gli strumenti analitici e di marketing indicati ai punti 3, 4 e 5 sono di prossima attivazione e saranno attivati solo nel rispetto delle preferenze espresse.

3. Finalità degli strumenti di tracciamento

Nel rispetto dell'art. 5 GDPR: finalità tecniche e di erogazione del servizio - art. 6(1)(b) GDPR e art. 122 co. 1 Codice Privacy; finalità analitiche (di prossima attivazione) - art. 6(1)(a) GDPR; profilazione e marketing (di prossima attivazione) - art. 6(1)(a) GDPR, salvo soft opt-in ex art. 130 co. 4 Codice Privacy. Nessuna cessione o vendita di dati a terzi per finalità ulteriori.

4. Marketing interno di gruppo

Urban Labs S.p.A. Impresa Sociale opera come capogruppo di società attive in servizi legali, editoriali e formativi. Con il consenso alla categoria «Profilazione e marketing» (funzionalità di prossima attivazione), i dati di contatto e di navigazione potranno essere comunicati alle altre società del gruppo (Considerando 48 GDPR) per: comunicazioni commerciali, newsletter ed eventi del gruppo; profili di interesse basati sulle aree consultate; campagne di re-engagement e follow-up.

5. Partner terzi (responsabili del trattamento)

• 5.1 Brevo (Sendinblue SAS) - email transazionali e di servizio (essenziale): impostazione e recupero password, notifiche sulle conversazioni con il Comitato. Paese: UE (Francia). Fondamento: art. 6(1)(b) GDPR.
• 5.2 Google LLC - Gemini AI API (essenziale per il servizio AI, attivato su azione esplicita dell'utente) - assistente AI riservato al Comitato Tecnico Scientifico (e, quando verrà attivato, agli utenti iscritti): elaborazione delle domande poste all'assistente e dei documenti allegati (inclusa l'estrazione testo da documenti scansionati); modalità no-training: i dati non vengono utilizzati per addestrare i modelli. Paese: USA - EU-US DPF + SCC. Fondamento: art. 6(1)(b) GDPR; informativa AI ex art. 13 GDPR e art. 50 Reg. UE 2024/1689 (AI Act); DPIA ex art. 35 GDPR ove richiesta. Conservazione: 24 mesi dall'ultima attività o fino a cancellazione della conversazione.
• 5.3 DigitalOcean LLC - infrastruttura di hosting (essenziale): server su cui sono ospitati applicazione e database. Società USA; datacenter nell'Unione Europea (i dati risiedono fisicamente in Europa). Fondamento: art. 6(1)(f) GDPR; DPA ex art. 28.
• 5.4 Google LLC - Google Analytics 4 (facoltativo, di prossima attivazione) - misurazione del traffico in forma aggregata, con mascheramento IP e minimizzazione della condivisione dei dati, secondo le indicazioni del Garante. Paese: USA - EU-US DPF. Fondamento: art. 6(1)(a) GDPR. Durata massima cookie: 24 mesi.
• 5.5 Brevo (Sendinblue SAS) - newsletter e marketing (facoltativo, di prossima attivazione). Paese: UE (Francia). Fondamento: art. 6(1)(a) GDPR; soft opt-in ex art. 130 co. 4 Codice Privacy. Conservazione: fino a revoca o 24 mesi di inattività.

Nota trasferimenti extra-UE: Google LLC e DigitalOcean LLC hanno sede USA; i trasferimenti avvengono ex artt. 44-49 GDPR tramite la decisione di adeguatezza UE 2023/1795 (EU-US DPF), le Clausole Contrattuali Standard (Dec. UE 2021/914), Transfer Impact Assessment coerente con la sentenza Schrems II (C-311/18) e misure supplementari.

6. Conservazione dei dati e registro dei consensi (art. 7(1) GDPR)

Il Titolare mantiene un registro digitale dei consensi (versione dell'informativa accettata, timestamp, indirizzo IP troncato, identificativo di sessione, preferenze espresse), conservato per 10 anni ex art. 7(1) GDPR. Tempistiche di conservazione:

• account: durata dell'abilitazione al servizio + 30 giorni di grace period;
• conversazioni con il Comitato e allegati: durata dell'account, salvo pubblicazione curata nel forum;
• conversazioni con l'assistente AI e allegati: 24 mesi dall'ultima attività o fino a cancellazione da parte dell'utente;
• dati di sessione tecnica (IP, user agent): durata della sessione;
• preferenze cookie («euconsent-v2»): massimo 6 mesi, poi il banner viene riproposto;
• newsletter (alla futura attivazione): fino a revoca, con ri-conferma biennale;
• dati analitici (alla futura attivazione): anonimizzati/aggregati, max 24 mesi.

7. Come revocare o modificare il consenso ai cookie

L'interessato può esercitare i diritti di cui agli artt. 15-22 GDPR, revocare il consenso (art. 7(3) GDPR) e proporre reclamo al Garante; contatto: privacy@urbanlabspa.com (riscontro entro 30 giorni, prorogabili di 60 nei casi complessi, art. 12 GDPR). La revoca o modifica delle preferenze cookie è possibile in ogni momento: dal link «Gestione cookie» in fondo a ogni pagina; cancellando i cookie dalle impostazioni del browser; bloccando i cookie di terze parti; tramite «unsubscribe» nelle email (per le future comunicazioni).

8. Aggiornamenti

La presente Cookie Policy può essere aggiornata per modifiche normative, tecniche od organizzative; le modifiche significative sono notificate tramite banner al primo accesso e via email agli utenti registrati. La versione vigente è pubblicata su https://assipedia.ai/cookie-policy.