1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali è:

• Urban Labs S.p.A. Impresa Sociale
• Sede legale: Via Golfo di Taranto 5/7, 74121 Taranto (TA)
• P.IVA / C.F.: 03098140738
• PEC: urbanlabs@pec.it
• Email privacy: privacy@urbanlabspa.com
• Sito web: https://assipedia.ai

L'eventuale designazione di un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) sarà comunicata in questa sezione qualora il Titolare verifichi la sussistenza delle condizioni di obbligatorietà di cui all'art. 37 GDPR.

2. Dati raccolti e categorie di destinatari

I dati sono trattati da dipendenti e collaboratori autorizzati del Titolare e possono essere comunicati ai responsabili del trattamento indicati nella Cookie Policy (Brevo, Google, DigitalOcean) e, solo previo consenso, alle altre società del gruppo Urban Labs per finalità di marketing interno di gruppo. Nessuna diffusione.

Categorie di dati trattati:

• dati identificativi e di contatto (nome, cognome, email, provincia, eventuale telefono): AssiPedia non prevede registrazione pubblica - gli account sono pre-provisionati dal Titolare per gli iscritti autorizzati SNA e l'interessato riceve un'email per l'impostazione della propria password; la password scelta è conservata in forma cifrata;
• contenuti delle conversazioni con il Comitato Tecnico Scientifico e relativi documenti allegati (le conversazioni possono essere pubblicate nel forum solo in forma curata dal Comitato, con controllo di visibilità per singolo messaggio);
• conversazioni con l'assistente AI ed eventuali documenti allegati (elaborati da Google Gemini API, v. punti 3, 4 e 5);
• dati di navigazione e di sessione tecnica (indirizzo IP, user agent, dati di log), trattati per sicurezza e corretto funzionamento del servizio;
• preferenze espresse sui cookie e registro dei consensi (v. Cookie Policy, punto 6).

3. Finalità del trattamento e fondamenti giuridici

• erogazione del servizio, gestione dell'account e dell'autenticazione, invio delle email di servizio (impostazione/recupero password, notifiche sulle conversazioni) - art. 6(1)(b) GDPR;
• creazione degli account su richiesta di accesso al servizio riservato agli iscritti autorizzati SNA (pre-provisioning) - art. 6(1)(b) GDPR (misure precontrattuali ed esecuzione del contratto);
• sicurezza, prevenzione di frodi e abusi - art. 6(1)(f) GDPR;
• adempimento di obblighi di legge - art. 6(1)(c) GDPR;
• newsletter e comunicazioni di marketing, anche di gruppo (funzionalità di prossima attivazione) - art. 6(1)(a) GDPR, con soft opt-in ex art. 130 co. 4 Codice Privacy per gli utenti esistenti;
• statistiche di utilizzo in forma aggregata (funzionalità di prossima attivazione) - art. 6(1)(a) GDPR;
• elaborazione tramite assistente AI (Google Gemini API, modalità no-training: i dati non vengono utilizzati per addestrare i modelli) - art. 6(1)(b) GDPR; informativa AI ex art. 13 GDPR e art. 50 Reg. UE 2024/1689 (AI Act); valutazione d'impatto ex art. 35 GDPR ove richiesta.

4. Trasferimenti extra-UE (artt. 44-49 GDPR)

Alcuni fornitori (Google LLC; DigitalOcean LLC) hanno sede negli USA. Gli eventuali trasferimenti avvengono ai sensi degli artt. 44-49 GDPR tramite la decisione di adeguatezza UE 2023/1795 (EU-US Data Privacy Framework), le Clausole Contrattuali Standard (Dec. UE 2021/914), Transfer Impact Assessment e misure supplementari. L'infrastruttura di hosting (DigitalOcean) è ubicata in datacenter nell'Unione Europea: i dati risiedono fisicamente in Europa.

5. Partner terzi responsabili del trattamento (art. 28 GDPR)

Il Titolare si avvale di partner selezionati che agiscono come responsabili del trattamento ex art. 28 GDPR, vincolati da accordi di trattamento dati (DPA): Brevo (email di servizio), Google LLC (assistente AI Gemini; in futuro, strumenti analitici), DigitalOcean LLC (infrastruttura di hosting). L'elenco completo, con finalità e garanzie, è nella Cookie Policy.

6. Periodi di conservazione e diritti dell'interessato (artt. 15-22 GDPR)

I dati sono conservati per le tempistiche indicate nella Cookie Policy (punto 6); decorsi i termini, sono cancellati o anonimizzati, salve le eccezioni di legge. L'interessato può esercitare i diritti di cui agli artt. 15-22 GDPR (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione, diritto a non essere sottoposto a decisioni unicamente automatizzate), revocare i consensi prestati (art. 7(3) GDPR) e proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it). Contatto: privacy@urbanlabspa.com.

7. Modifiche alla presente informativa

La presente informativa può essere aggiornata per variazioni normative, tecniche od organizzative; le modifiche sostanziali sono comunicate tramite banner al primo accesso e via email agli utenti registrati, con possibile richiesta di nuova conferma al login.

8. Cookie e strumenti di tracciamento

Per la disciplina specifica di cookie e strumenti di tracciamento si rinvia alla Cookie Policy completa.